Implementasi Manajemen di Kementerian Luar Negeri

Adanya
hubungan Luar Negeri merupakan salah satu syarat mutlak agar suatu negara dapat
dikatakan diakui sebagai Negara yang berdaulat. Hubungan tersebut dapat terdiri
dari bermacam-macam sektor diantaranya Ekonomi, Politik, Keamanan – Pertahanan,
Sosial Budaya, Pendidikan, Pariwisata, dll. Dalam membina hubungan antara
Indonesia dengan Negara lain, Indonesia memiliki Kementerian yang bekerja untuk
mewujudkan hal tersebut yaitu Kementerian Luar Negeri. 

Berdasarkan
Undang – Undang Dasar 1945 maka Kementerian Luar Negeri adalah salah satu dari
tiga Kementerian Utama yang ada di Indonesia selain Kementerian Dalam Negeri,
dan Kementerian Pertahanan. Ketiga Kementerian tersebut dapat dikatakan sebagai
Kementerian yang memiliki tugas pokok yang sangat penting bagi terselenggaranya
Pemerintahan Republik Indonesia. Kementerian Dalam Negeri bertugas untuk
mewujudkan kordinasi di dalam negeri agar kesejahteraan sosial dapat terwujud,
sedangkan Kementerian Pertahanan, dan Kementerian Luar Negeri bertugas untuk
melindungi kepentingan Indonesia baik dari Ancaman Luar Negeri, maupun dalam
Kepentingan Ekonomi untuk berhubungan dengan Negara Lain. Ketiga Kementerian
ini saling bahu membahu melaksanakan tugas nya untuk mewujudkan
Indonesia yang Adil dan Makmur.

Dalam
menjalankan tugasnya, Kementerian Luar Negeri memiliki Organ-organ yang terdiri
dari banyak Kedutaan Besar, maupun Konsulat Jenderal yang tersebar di banyak
negara di Dunia. Saat ini Perwakilan Diplomatik Indonesia telah hampir membuka
hubungan dipolomatik di hampir seluruh Negara di Dunia. Hal itu merupakan
perwujudan dari Politik bebas aktif yang dianut oleh Indonesia.

Seluruh
perwakilan diplomatik dari Indonesia di berbagai Negara menjalankan misi untuk
membuka kerja sama dengan Negara lain di berbagai bidang yang menguntungkan
baik bagi Indonesia maupun bagi Negara tujuan kerja sama tersebut. Hal tersebut
telah konsisten berjalan selama puluhan tahun sejak Indonesia merdeka. 

Agar
tugas Kementerian Luar Negeri dapat berjalan baik dan sebagaimana mestinya maka
dibutuhkan penerapan Manajemen yang baik Pula. Dengan Manajemen seluruh
komponen yang merupakan bagian dari Kementerian Luar Negeri akan memiliki Kerja
yang terstruktur sesuai dengan tujuan Utama dari Kemlu untuk mewujudkan kerja
sama Internasional yang memberikan keuntungan bagi kemajuan bangsa Indonesia.

Informasi lebih lanjut  mengenai implementasi unsur dan prinsip manajemen di kementerian luar negeri akan  dijelaskan di artikel selanjutnya.

Read More

Penerapan Unsur Manajemen 6M di Kementerian Luar Negeri

1.                    
MAN (SDM)

Dalam manajemen, factor manusia
adalah yang paling menentukan,manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang
melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses
kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Di Kementerian Luar
Negeri maka dengan adanya proses rekrutmen yang ketat serta pelatihan akan
memberikan hasil pegawai – pegawai yang memiliki keterampilan dan kemampuan.

2.         Money

Sumber pemasukan Kementerian Luar
Negeri berasal dari Kas Keuangan Republik Indonesia.

2.                   
 Material

Material
yang dibutuhkan dan tersedia bagi Kemlu adalah berupa Gedung, Kertas, dan
Alat-alat komputer untuk menunjang tugas diplomatik

4.         Machines

Penggunaan mesin akan membawa
kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar srta menciptakan
efesiensi kerja. Di Kemlu penggunaan sistem administrasi berbasis IT telah
memberikan kemudahan dalam hal pelayanan dan akses informasi bagi pihak - pihak
yang memerlukan

5.         Methods

Di Kemlu memiliki metode bagaimana
suatu kerja sama Internasional dapat dilaksanakan, hal tersebut dimulai dengan
penjajakan kerja sama, pembangunan gedung diplomatik, dan penempatan korps
diplomatik di Negara tujuan.

6.         Market

Di Kementerian luar Negeri sasaran
yang digapai adalah WNI yang membutuhkan pelayanan serta Negara lain tempat dilaksanakannya
kerja sama Internasional.

7.         Informasi

Informasi untuk melaksanakan roda
perputaran kegiatan diplomatik dapat di akses dengan mudah melalui Internet.
Sehingga akan memudahkan pekerjaan yang dilaksanakan.

Read More

Penerapan Prinsip Manajemen dalam Kementerian Luar Negeri

Prinsip-prinsip
manajemen adalah dasar-dasar dan nilai
yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Menurut
Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam
manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan
sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah.  Penerapan
Prinsip – Prinsip Manajemen di Kementerian Luar Negeri adalah sebagai berikut :

1.     
Pembagian Kerja

Untuk meningkatkan efisiensi dalam
pelaksanaan kerja maka Kementerian Luar Negeri telah membagi pembagian kerja
kepada orang yang memiliki keterampilan dalam bidang tersebut. Hal tersebut
ditunjukan dengan sistem rekrutmen pegawai Kemlu yang saat ini merupakan
satu-satunya kementerian di Indonesia yang disertifikasi oleh badan sertifikasi
Internasional. Dengan adanya sertifikasi tersebut maka seseorang yang memiliki
kemampuan tertentu akan ditempatkan sesuai dengan kemampuan dan bidang yang ia
kuasai.

Selain
dengan ketatnya sistem Rekrutmen yang ada di Kemlu, Kemlu juga membagi
Pembagian Kerja menurut Wilayah Kerja, dan bagian tugas pekerjaan.

a.     
Pembagian
Wilayah Kerja adalah sebagai berikut :

Inspektorat jenderal :

·       Inspektorat Wilayah I

·       Inspektorat Wilayah II

·       Inspektorat Wilayah III

·       Inspektorat Wilayah IV

Direktorat jenderal :

·       Asia Pasifik dan Afrika

o           
Direktorat Asia Timur dan Pasifik

o           
Direktorat Asia Selatan dan Tengah

o           
Direktorat Afrika Kementerian Luar
Negeri

o           
Direktorat Timur Tengah

o           
Direktorat Kerjasama Intra Kawasan
Asia Pasifik dan Afrika

·       Amerika dan Eropa

o           
Direktorat Amerika Utara dan Tengah

o           
Direktorat Amerika Selatan dan
Karibia

o           
Direktorat Eropa Barat

o           
Direktorat Eropa Tengah dan Timur

o           
Direktorat Kerjasama Intra Kawasan
Amerika dan Eropa

·       Kerjasama ASEAN

o           
Direktorat Politik dan Keamanan ASEAN

o           
Direktorat Kerjasama Ekonomi ASEAN

o           
Direktorat Kerjasama Fungsional ASEAN

o           
Direktorat Mitra Wicara dan Antar
Kawasan

·       Multilateral

o           
Direktorat Keamanan Internasional dan
Pelucutan Senjata

o           
Direktorat Hak Asasi Manusia dan
Kemanusiaan

o           
Direktorat Pembangunan, Ekonomi dan
Lingkungan Hidup

o           
Direktorat Perdagangan,
Perindustrian, Investasi dan Hak Kekayaan Intelektual

o           
Direktorat Sosial Budaya dan
Organisasi Internasional Negara Berkembang

·       Informasi dan Diplomasi Publik

o           
Direktorat Informasi dan Media

o           
Direktorat Diplomasi Publik

o           
Direktorat Keamanan Diplomatik

o           
Direktorat Kerjasama Teknik

·       Hukum dan Perjanjian Internasional

o           
Direktorat Hukum

o           
Direktorat Perjanjian Politik,
Keamanan, dan Kewilayahan

o           
Direktorat Perjanjian Ekonomi dan
Sosial Budaya

·       Protokol dan Konsuler

o           
Direktorat Protokol

o           
Direktorat Konsuler

o           
Direktorat Fasilitas Diplomatik

o           
Direktorat Perlindungan Warga Negara
Indonesia dan Badan Hukum Indonesia

Badan :

·       Badan Pengkajian dan Pengembangan
Kebijakan (BPPK)

o           
Pusat Pengkajian dan Pengembangan
Kebijakan Kawasan Asia Pasifik dan Afrika

o           
Pusat Pengkajian dan Pengembangan
Kebijakan Kawasan Amerika dan Eropa

o           
Pusat Pengkajian dan Pengembangan
Kebijakan pada Organisasi Internasional

Staf ahli menteri :

·       Staf Ahli Bidang Politik, Hukum, dan
Keamanan

·       Staf Ahli Bidang Ekonomi, Sosial, dan
Budaya

·       Staf Ahli Bidang Hubungan Kelembagaan

·       Staf Ahli Bidang Manajemen

Perwakilan luar negeri :

Indonesia saat ini telah memiliki sebanyak 118 perwakilan yang
terdiri dari 87
Kedutaan Besar, 2 Perutusan Tetap untuk PBB di New York
dan Jenewa
serta 30
Konsulat Jenderal dan Konsulat Indonesia dan 64 Konsul kehormatan.

b.     
Bagian
Tugas Pekerjaan Organisasi :

Sekretariat jenderal Membawahi beberapa biro sebagai berikut:

Biro Administrasi Menteri

Saat ini,
dipimpin oleh Robert Matheus Michael Tene. Biro Administrasi Menteri atau yang
sering disingkat sebagai BAM
mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat
Jenderal dalam mengkoordinasikan penghimpunan dan penyajian naskah
dan informasi, pelaksanaan kebijakan Menteri Luar Negeri, hubungan kerja dengan
lembaga pemerintah dan nonpemerintah serta penyelenggaraan acara, kegiatan,
protokol, keamanan, tata usaha dan kerumahtanggaan Menteri Luar Negeri.

Biro ini menyelenggarakan
fungsi:

1. Penghimpunan
   informasi dan penyajian naskah di bidang politik, ekonomi, keuangan,
   pembangunan, sosial budaya, keamanan dan hukum untuk Menteri Luar Negeri;


2. Pelaksanaan
   koordinasi dan perancangan pelaksanaan kebijakan, arahan, dan disposisi
   Menteri Luar Negeri;


3. Penyelenggaraan
   hubungan kerja Menteri Luar Negeri dengan lembaga pemerintah dan interaksi
   Menteri Luar Negeri dengan unsur-unsur nonpemerintah baik nasional maupun
   asing;


4. Pendayagunaan
   informasi dan hubungan dengan media massa;


5. Penyusunan
   dan pelaksanaan acara dan kegiatan Menteri Luar Negeri serta
   penyelenggaraan urusan protokol, keamanan, tata usaha, dan kerumahtanggaan
   Menteri Luar Negeri;


6. Pemberian
   dukungan substantif dan administratif bagi Juru Bicara Departemen Luar
   Negeri.

Biro Administrasi Kementerian dan Perwakilan

Biro ini
dipimpin oleh Anita Lidya Luhulima, yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat
Jenderal di bidang pelayanan administrasi bagi Sekretariat
Jenderal, Staf Ahli Menteri, Pejabat Khusus, Kepala Perwakilan RI, dan Konsul Kehormatan, dan melaksanakan
koordinasi hubungan kerja antarlembaga, penyusunan naskah peraturan
perundang-ndangan, dan pelaksanaan ketatausahaan kementerian.

Biro ini menyelenggarakan
fungsi:

1. Penyiapan
   perumusan kebijakan di bidang pelayanan administrasi Kementerian Luar
   Negeri dan Perwakilan RI;


2. Pelaksanaan
   koordinasi perancangan dan pelayanan kegiatan kesekretariatan Kementerian
   Luar Negeri, Perwakilan RI, Staf Ahli
   Menteri; Pejabat Khusus, dan hubungan kerja antarlembaga;


3. Pelaksanaan
   koordinasi pencalonan kepala perwakilan, perizinan, penyiapan surat-surat
   kepercayaan, pengangkatan dan pemberhentian Kepala Perwakilan dan Konsul
   Kehormatan;


4. Pelaksanaan
   penyuluhan peraturan mengenai Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI yang
   terkait dengan aspek kepegawaian, keuangan dan perlengkapan;


5. Penyusunan
   standar, norma, pedoman, kriteria, dan prosedur di bidang pelayanan
   administrasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;


6. Pemberian
   bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan pelayanan
   administrasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI

Biro Perencanaan dan Organisasi

Biro ini
yang juga sering dikenal sebagai BPO,
dipimpin oleh Hersindaru Arwityo Ibnu Wiwoho Wahyutomo. Biro ini mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat
Jenderal untuk mengkoordinasikan perumusan kebijakan Kementerian
Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan
ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

BPO menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan perumusan rencana
   kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja,
   anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja
   Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;


2. Koordinasi perumusan rencana
   kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja,
   anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja
   Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;


3. Penyusunan standar, norma, pedoman,
   kriteria, dan prosedur mengenai perumusan rencana kebijakan Kementerian
   Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan,
   dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan
   Perwakilan RI;

4.    
Pemberian
bimbingan teknis dan evaluasi mengenai rencana kebijakan Kementerian Luar
Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan
ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;

2.   Wewenang

Setiap
manajer dan karyawan suatu perusahaan harus mempunyai wewenang atau otoriter
yaitu hak untuk memberi perintah dan ditaati oleh bawahannya. Di Kementerian
Luar Negeri yang bertindak sebagai Manajer atau pemimpin Manajemen adalah
Menteri Luar Negeri. Menteri Luar Negeri ditunjuk oleh Presiden dan memiliki
tugas untuk memimpin Kementerian Luar Negeri di mana ia berwenang memberikan
perintah bagi pegawai bawahan yang wajib mentaati hal tersebut.

1.     
Disiplin

Para
pegawai dari Kementerian Luar Negeri wajib memiliki disiplin dalam hal bekerja.
Hal tersebut ditunjukan dengan Jam Kerja yang tetap, dan adanya sanksi bagi
Pegawai yang telat atau melalaikan kewajibannya dalam bekerja.

2.     
 Kesatuan
Perintah

Setiap
pegawai dari Kementerian Luar Negeri hanya menerima perintah tentang kegiatan
tertentu untuk dilakukan hanya dari seorang atasan saja. Hal ini berguna bagi
bawahan untuk mempertegas tentang apa yang harus dilakukan dan siapa yang
menjadi atasannya. Hal tersebut dicontohkan dengan adanya struktur organisasi
dimana bawahan dipimpin oleh biro-biro yang kemudian biro-biro ini sendiri
dipimpin oleh Menteri Luar Negeri.

3.     
Kesatuan Pengarahan

Setiap
Kegiatan yang diselenggarakan oleh Kementerian Luar Negeri merupakan kegiatan
yang diperintahkan secara Menteri Luar Negeri Republik Indonesia.

4.      Kepentingan
Perseorangan dibawah Kepentingan Umum

Di Kementerian Luar Negeri RI, setiap pegawai wajib
mendahulukan kepentingan Organisasi, dan Negara Indonesia diatas kepentingan
Pribadi.

5.      Balas
Jasa / Kompensasi

Pembagian Gaji di Kementerian Luar Negeri
berdasarkan Pangkat, dan Lama Kerja

6.     
Sentralisasi

Kementerian
Luar Negeri memiliki Fungsi Utama untuk melaksanakan kerja sama dengan Negara Lain.
Hal tesebut merupakan fungsi yang wajib dijalankan oleh setiap perwakilan
Diplomatik di Negara lain

7.     
Rantai Skalar / Garis Wewenang

Kementerian
Luar Negeri, memiliki garis wewenang dan perintah yang jelas. Hal tersebut
ditunjukan dengan wewenang setiap pegawai yang dibagi berdasarkan Pangkat
diplomatik.

8.     
Order

Dalam
suatu perusahaan, bahan-bahan (material) dan orang-orang harus berada di tempat
dan waktu yang tepat. Penerapannya di Kemlu adalah dibuktikan dengan harus
adanya pegawai yang berada di setiap kantor diplomatik untuk setiap melayani
Pelayanan diplomatik bagi WNI, maupun WNA.

9.     
Keadilan

Di
Kementerian Luar Negeri memiliki keadilan dalam hal pemberian perlakuan yang
sama terhadap setiap karyawan atau pegawai

10.   Stabilitas
Staf Organisasi

Di
kementerian Luar Negeri staf pegawai memiliki stabilitas yang tinggi. Hal ini
ditunjukan bahwa semua pegawai diplomatik hanya dipindah selama 2 tahun sekali
di posisi wilayah yang berbeda.

11.  Inistiatif

Setiap
tenaga kerja atau Diplomat (bawahan) di wilayah negara yang berbeda-beda
diberikan kebebasan untuk menjalankan tugas diplomatik dan menyelesaikan
rencananya walaupun kekurangan ataupun kesalahan mungkin saja terjadi.

12.  Semangat
Kerja

Setiap
tenaga kerja dari karyawan sampai manajer pada satu perusahaan dalam
melaksanakan kegiatannya mencerminkan semangat korps. Hal ini terwujud dalam
operasionalnya bahwa setiap tenaga kerja memiliki kebanggan, kesetiaan dan ikut
memiliki perusahaan. Di Kementerian Luar Negeri hal tersebut ditunjukan
semangat tinggi setiap pegawai atau diplomatik untuk mewujudkan tujuan Kemlu
untuk melindungi kepentingan bangsa dan Negara Republik Indonesia

Read More